Baza wiedzy

Dla przedsiębiorcy

7 błędów przedsiębiorców, które popełniają przy delegowaniu zadań wirtualnej asystentce.

Spis treści wpisu
2
3

Skąd pomysł na artykuł „7 błędów przedsiębiorców w delegowaniu”? Od dwóch lat wspieram przedsiębiorców w prowadzeniu ich biznesów. Większość z nich delegując mi – robiło to po raz pierwszy w życiu. Wirtualna asystentka najczęściej jest dziś pierwszym wyborem, jeśli chodzi o podwykonawcę. Pracując z nimi zauważyłam, jak wielką trudnością jest dla nich delegowanie, dzielenie się swoim biznesem ze mną. Miałam natomiast to szczęście, że pracowałam z HRowcami. Odrobiłam lekcję, by pomagać klientom nie tylko w sprawach, które wpływają na funkcjonowanie ich biznesów. Postanowiłam pomóc im w tym, by ich delegowanie było coraz skuteczniejsze.

Wiem, że najlepiej uczyć się na cudzych błędach. Dlatego dziś podzielę się, jakie błędy prawdopodobnie popełnisz, jeśli decyzja o rozpoczęciu delegowania dopiero przed Tobą. Abyś bardziej świadomie obserwowała swoją drogę do skutecznego dzielenia się swoim biznesem i reagowała na błędy szybciej. Bo im szybciej i sprawniej zoptymalizujesz swoje metody delegowania – tym więcej czasu i pieniędzy zaoszczędzisz.

Poznaj 7 błędów przedsiębiorców, które są najczęściej przez nich popełniane przy delegowaniu:

Przedsiębiorcy nie określają jasno celów i oczekiwań – przed delegowaniem zadania, przedsiębiorca powinien jasno określić cel i oczekiwania wobec wirtualnej asystentki.

Nie da się ukryć, że teraz panuje „moda na zatrudnianie WA”. Dlatego przedsiębiorcy nie zastanawiają się nad tym, po co jest im wirtualna asystentka, tylko jak ją znaleźć. Możesz zresztą o tym u mnie poczytać tutaj. Resztę kwestii związanych z organizacją współpracy pomijają na etapie decyzji o rozpoczęciu delegowania. A później ciężko im się w tym odnaleźć… Tymczasem warto wiedzieć, w jakim celu potrzebujemy e-wsparcia. Dzięki temu lepiej określimy, kogo tak naprawdę potrzebujemy i jakie efekty chcemy dzięki tej osobie osiągnąć.

Nie dają wystarczającej autonomii i zaufania. Przedsiębiorcy często nie pozwalają WA na samodzielność i inicjatywę, pokazanie zewnętrznego spojrzenia. A to może być bardzo cenne przy wielu zadaniach, których celem jest komunikacja z klientem.

Przedsiębiorcy są zakochani w swoich biznesach i to jest absolutnie cudowne. Natomiast to zakochanie bywa sabotujące, gdy wpuszczamy kogoś z zewnątrz do swojego biznesu. Brak zaufania, potrzeba silnej kontroli osoby, którą zatrudniamy źle wpływa na komunikację w zespole, gdyż wirtualna asystentka z założenia powinna być traktowana po partnersku, a nie jak pracownik. WA ma też szerokie kompetencje biznesowe i bywa cennym głosem w analizie, czy podejmujesz słuszne decyzje o rozwoju firmy. Ale aby z tego głosu skorzystać – warto go dopuścić. A żeby go dopuścić – trzeba zaufać i pozwolić na inicjatywę. To trudne, ale potrafi dać największe przełomy dla Twojej firmy.

Nie monitorują postępów. Klienci często nie monitorują postępów w realizacji zadań, co utrudnia im ocenę efektywności WA oraz szybką reakcję na ewentualne błędy.

O co chodzi z tym monitorowaniem? O Twoje pieniądze! Ogrom przedsiębiorców jest niezadowolonych ze współpracy z WA, ponieważ ostatecznie wirtualna asystentka nie do końca poprawnie wykonywała zadania. Nie czuli się usatysfakcjonowani jakością lub czasem wykonywania zadań. Natomiast nie śledzą oni pracy swojej WA na bieżąco. Im większy projekt, im większe zadanie – tym więcej czasu powinno się poświęcić na monitorowanie efektywności asystentki w wykonywaniu go. Po co? Aby na bieżąco reagować na błędy – co skraca czas ich naprawy (oszczędzasz minuty, które kosztują!), a także by ocenić, czy w ogóle oddawanie zadań z konkretnego obszaru Twojej pracy się opłaca.

Nie dostarczają odpowiedniego wsparcia. Przedsiębiorcy często nie dostarczają WA odpowiedniego wsparcia, np. narzędzi czy szkoleń, co utrudnia im efektywne wykonanie zadania.

Czasem przedsiębiorcy mają niski budżet na e-wsparcie i wolą zatrudnić WA z niższą stawką godzinową, niejako pozwalając jej, by uczyła się na ich biznesie. Niektóre asystentki same inwestują w swój rozwój w obszarach, którymi są zarzucane przez swoich klientów. Natomiast jeśli chcesz mieć absolutną pewność, że WA będzie umiała zrealizować zadanie w takiej jakości, jakiej potrzebujesz – zastanów się, czy nie dostarczyć materiałów edukacyjnych asystentce osobiście. Dzięki temu WA się porządnie nauczy, z materiałów, które masz sprawdzone, a dzięki temu szybciej wykona zadanie prawidłowo. Uczenie się na błędach jest skuteczne, ale lepiej, by na nich uczyła się na sobie, niż na Tobie.

Nieprawidłowe dobranie podwykonawcy. Przedsiębiorca może przydzielić zadanie do nieodpowiedniej osoby, która nie ma odpowiednich kwalifikacji lub umiejętności do jego wykonania.

Pracując z klientami zachęcam ich, aby rozpisali obszary, które wymagają opieki e-wsparcia ZANIM przystąpią do poszukiwań takiej osoby. Dzięki temu będą wiedzieli, jakich kompetencji potrzebują, a to bardzo cenna informacja. Oszczędza ona bowiem pieniądze na nietrafionych wyborach. Dzięki świadomości, czego potrzebujesz – łatwiej ocenisz, czy potrzebujesz wirtualnej asystentki, czy specjalisty, a także skuteczniej trafisz na idealnych kandydatów. A im bardziej idealny kandydat – tym mniej błędów i strat.

Niedostateczne komunikowanie się. Przedsiębiorca może nie przekazywać pracownikowi wystarczającej ilości informacji dotyczących zadania, co utrudni mu jego wykonanie.

We współpracy na linii przedsiębiorca – e-wsparcie bardzo istotna jest komunikacja, zwłaszcza na początku, gdy dopiero się poznajecie. Dlatego bądź otwarta/otwarty na spotkania, pytania i wymianę informacji. Otwórz szerzej drzwi do swojej firmy, aby wirtualna asystentka znała ją jak najlepiej, zrozumiała jej misję. Staraj się jak najprzejrzyściej przekazywać zadania, dzieląc je na podzadania, dzięki którym wirtualna asystentka będzie miała jasność. Im dokładniej opiszesz swoje zadania – tym mniej czasu asystentka poświęci na interpretację, co masz na myśli lub pytania.

Niedostateczna ocena. Przedsiębiorca może nie oceniać efektywności WA po wykonaniu zadania, co utrudni mu dostosowanie działań i procesów w przyszłości.

Brak informacji zwrotnej powoduje najwięcej nieporozumień na linii przedsiębiorca – WA. Dlaczego? Ponieważ wirtualna asystentka nie umie czytać w myślach i jeśli coś Ci nie odpowiada w jakości jej pracy lub efektach – ona tego nie zauważy, jeśli jej o tym nie powiesz. Wracamy do punktu o monitorowaniu postępów. Mierzenie efektywności współpracy też jest ważne. To, co Cię irytuje nie zniknie magicznie samo, wymaga to Twojej pracy, aby to dopracować. Ale pierwszym krokiem jest poinformowanie o problemie, zamiast poszukanie nowej asystentki, by aktualną wymienić „na lepszy model”. Dużo problemów komunikacyjnych, w tym tych związanych z informacją zwrotną – jesteś w stanie rozwiązać bardzo skutecznie dzięki rozmowie. Spróbuj, a zobaczysz, że to wiele da obydwu stronom.

Podobał Ci się artykuł „7 błędów przedsiębiorców w delegowaniu zadań”? Więcej treści o delegowaniu w pigułce znajdziesz na co dzień na moim Instagramie.

To już wszystkie 7 błędów przedsiębiorców. A teraz mam coś dla Ciebie!

8 błędów przedsiębiorców

Aby pomóc przedsiębiorcom w efektywnym delegowaniu, mogą być pomocne kroki, które możesz pobrać w formie checklisty z moimi wskazówkami. Jak możesz ją zdobyć?

Zapisz się na mój newsletter! Piszę i wysyłam treści o efektywnym delegowaniu zadań raz w miesiącu!

Jako subskrybent(ka) newslettera będziesz wiedzieć jako pierwsza/pierwszy o nowych ofertach i zawsze będziesz mieć najlepsze warunki skorzystania z nich!

zapisz się na newsletter i otrzymaj checklistę!

„10 kroków, które pomogą Ci skutecznie delegować

usprawnij swoją organizację delegowania i osiągaj swoje cele na 2024 rok!