Jak znaleźć idealną wirtualną asystentkę do swojego biznesu? To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców – prędzej, czy później…
Rozwój biznesu wymaga od przedsiębiorcy sporo zaangażowania.
Z czasem nabywasz nowe kompetencje, umiejętności, które wpływają na jakość pracy i przyspieszenie wielu procesów. Jednak cały czas obowiązków przybywa, ale rąk do pracy już nie. Z jednej strony wiesz, że skoro tyle udało Ci się nauczyć – ogarniesz to. Z drugiej strony doba nadal nie jest z gumy, więc masz poczucie, że stajesz się niewolnikiem swojej pracy. Chcesz to zmienić, ale wówczas przychodzi Ci się zmierzyć z najtrudniejszym wyzwaniem.
Otóż problemem większości przedsiębiorców rozwijających biznes od zera samodzielnie jest syndrom Zosi Samosi, który ciężko pokonać, gdy przychodzi się zmierzyć z nieuniknionym obowiązkiem CEO z prawdziwego zdarzenia – delegowaniem.
Wirtualne asystentki stają się coraz popularniejszą formą wsparcia na start wśród przedsiębiorców, którzy szukają sposobu na zwiększenie efektywności i skuteczności swoich działań zawodowych. Są one idealnym podwykonawcą, jeśli chcemy uczyć się od zera świadomego delegowania w praktyce. Jeżeli właśnie Ty rozważasz teraz zatrudnienie takiej osoby do swojego biznesu, poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak znaleźć idealną wirtualną asystentkę.
Zanim jednak przejdziemy do tych wskazówek wypadałoby najpierw odpowiedzieć na pytanie: kim jest i co robi wirtualna asystentka?
Otóż WA to taki rodzaj zdalnego wsparcia biznesu, który rozlicza się za faktycznie przepracowane godziny. Dzięki temu:
- oszczędzasz pieniądze, ponieważ nie inwestujesz w etatowego pracownika dla Twojej firmy,
- współpracujesz z osobą o szerokich kompetencjach i kontaktach biznesowych,
- delegujesz tyle, ile potrzebujesz i za tyle, ile masz w portfelu.
Taka osoba posiada kompetencje administracyjne, ale też techniczne (obsługa stron internetowych, sklepów, platform edukacyjnych), strategiczno-marketingowe (strategia komunikacji i sprzedaży różnymi kanałami social media i e-mail marketingu) oraz merytoryczne (doświadczenie w pracy z wieloma firmami i przedsiębiorcami).
Ale wirtualna asystentka – wirtualnej asystentce nierówna. Każda z nas oferuje różny zakres usług i kompetencji, bo to nierealne, by być specjalistką od wszystkiego. Dlatego ważne jest, aby dobrać asystentkę skrojoną pod swoje potrzeby – wtedy inwestycja jest przemyślana i trafiona, a niekiedy daje naprawdę satysfakcjonującą stopę zwrotu.
Co warto przygotować, zanim zaczniesz szukać wirtualnej asystentki?
- Określ swoje potrzeby, rozpisując je na kartce. Zanim zaczniesz szukać wirtualnej asystentki, zastanów się, jakie zadania chcesz jej powierzyć. Czy będzie odpowiedzialna za planowanie spotkań i podróży służbowych? A może będzie musiała zajmować się obsługą klienta lub wprowadzaniem danych do sklepu internetowego? Im dokładniej określisz swoje potrzeby, tym łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiednią osobę.
- Oceń, czy zakres jej obowiązków jest bardziej tradycyjną asystą, czy bardziej specjalistyczną, obejmującą kompetencje techniczne, strategiczne i biznesowe.
- Ustal swój budżet minimum i maksimum, a także, czy w perspektywie czasu planujesz go powiększać.
- Poszukaj osoby z odpowiednimi kompetencjami. Upewnij się, że wirtualna asystentka, której zatrudnienie rozważasz, posiada odpowiednie umiejętności i doświadczenie, aby sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Zwróć uwagę na kompetencje, które są dla Ciebie szczególnie istotne, by usprawniać pracę Twojej firmy.
- Zdecyduj o sposobie współpracy. Zastanów się, czy chcesz, aby wirtualna asystentka pracowała dla Ciebie określoną liczbę godzin w miesiącu, czy też w formie projektowej. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej zaplanować budżet takiej współpracy, a wirtualna asystentka będzie wiedzieć, czy ma wystarczająco przestrzeni na kolejnego klienta.
- Umów się z wirtualną asystentką na spotkanie przez wideokonferencję. Sprawdź, czy jest między Wami „chemia”, zapytaj o jej styl pracy i dostępność. Podczas takiego spotkania jesteś w stanie szybciej określić, czy macie szansę na zbudowanie sprawnej komunikacji, która będzie wspierać efektywność Waszej współpracy.
Co jeszcze możesz zrobić dodatkowo?
- Zweryfikuj portfolio i umiejętności kandydatki. Przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu wirtualnej asystentki, sprawdź, czy posiada portfolio, czy może się pochwalić sukcesami swoich dotychczasowych klientów. Dowiedz się, jakie były jej mocne strony i jakie wyzwania ma za sobą. Ważne jest też upewnienie się, czy kandydatka umie obsługiwać niezbędne w Twoim biznesie oprogramowanie. Możesz też zapytać znajomych przedsiębiorców, czy mają zaufaną wirtualną asystentkę, którą mogą Ci polecić.
- Zweryfikuj jej umiejętności. Aby upewnić się, że wybrana przez Ciebie WA jest w stanie sprawnie wykonywać swoje obowiązki, warto przeprowadzić z nią okres próbny. Pozwoli Ci to lepiej poznać jej umiejętności, przetestować taki sposób współpracy i komunikacji. A przede wszystkim ocenić, czy dobrałeś/dobrałaś odpowiednią osobę dla Twojej firmy.
Jak znaleźć idealną wirtualną asystentkę?
Jak wspomniałam na początku – wiem z doświadczenia, że początek przygody z delegowaniem nie jest lekki. Dlatego daj sobie przestrzeń na naukę tej kompetencji, popełnianie błędów. Okaż sobie wyrozumiałość, tak samo, jak podczas nauki jazdy na rowerze.
Jako właściciel/właścicielka swojego biznesu na pewno jesteś w nim zakochany/zakochana. A jeśli prowadzisz go już dłuższy czas samodzielnie, na pewno będzie Ci na początku trudno oddawać zadania, które robisz dzisiaj Ty. Dlatego szczególnie skup się na pierwszym punkcie z powyższej listy. Weź kartkę i długopis. Rozpisz wszystkie zadania, które na codzień robisz, by Twój biznes funkcjonował. Następnie podkreśl to, co lubisz robić najbardziej i nie wyobrażasz sobie tego oddać. Pozostałe zadania są bazą do delegowania na początek nabywania tej kompetencji.
Dobranie idealnej wirtualnej asystentki do swojego biznesu wymaga odpowiedniego przygotowania i zaplanowania. Ważne jest, aby dokładnie określić swoje potrzeby i poszukać osoby posiadającej odpowiednie kompetencje i doświadczenie, którego potrzebujesz na Twoim etapie rozwoju biznesu. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wybrana osoba będzie w stanie sprawnie wspierać Twoją firmę. I dołoży swoje „3 grosze” się do jej sukcesu.
Powodzenia!
Potrzebujesz wsparcia w procesie od decyzji o delegowaniu do regularnego delegowania we współpracy z wirtualną asystentką?
- Masz negatywne doświadczenia z tą formą współpracy i nie masz czasu na kolejne pomyłki.
- Nigdy dotąd nie delegowałaś/nie delegowałeś i martwisz się, że nie będziesz w stanie tego zorganizować dobrze w swojej firmie.
- Nie wiesz, jak monitorować skuteczność delegowania i zarządzać komunikacją w zespole.
Zapraszam Cię do zakładki OFERTA, gdzie piszę o tym, jak mogę Ci pomóc.
